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分享丨协同办公平台的设计应包括哪些要素?

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分享丨协同办公平台的设计应包括哪些要素?

发布日期:2019-12-07 10:26 来源:http://www.zjz001.com 点击:

随着“互联网 +”理念建设思想的深入,办公自动化系统(Office Automation System,简写 OAS)由初期的传统OA,逐步转向以管理为核心,促进资源互通的协同办公平台。其以最优化、最便捷的方式对业务进行处理、对数据和信息进行管理,形成“办文、办事、办会”的协同办公体系,不仅展现单位信息化水平,同时极大促进办公效率、促进各部门的信息交流和共享,形成“决策过程科学化、工作流程顺畅化、人员行为规范化、业务数据集成化”的办公环境。

 

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那么协同办公平台的设计应该包含哪些要素呢?


01.总体架构设计


协同办公系统涵盖了日常办公中的诸多业务需求,需要同步考虑业务的规范性、可扩展性、实用性、安全性等原则。其总体架构应该分为 5 层:


第一层为基础设施层,主要是提供必要的软硬件环境,以便于应用系统的安装部署;第二层为数据资源层,主要包括历史数据、基础数据、公文数据、业务数据以及临时数据;第三层为应用支撑层,包括流程引擎、搜索引擎、工作流引擎、表单引擎等,其主要负责为应用层提供基础服务支撑和安全保障;第四层为业务应用层,包括资源整合网、PC端、Pad端、移动端。为全局日常办公提供业务服务;第五层为交互展现层,主要为不同用户提供平台进行业务操作。


02.系统功能设计


协同办公平台可围绕“一池一网三端”设计思路,分别是政务资源池、资源整合网和PC 端、PAD 端、手机端,打造政务生态圈。


(1)政务资源池设计


政务资源池以政务数据为基础,将各个业务系统数据统一汇合至资源池,进行数据融合、数据操作、数据存储、数据分析,并对整个过程进行监控,将本相互独立于各个数据库的数据“相连”,形成可供上层应用使用的高价值“活数据。

 

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(2)资源整合网设计


资源整合网以信息整合为核心,集成各个功能模块于一张网进行统一展现。通过单点登录实现对各业务系统的集中访问,减少系统使用复杂度。通过门户配置功能,配置多个门户模板,用户可根据习惯选择门户模板。通过门户部件配置功能,用户可通过操作习惯及工作常用功能,配置个人的常用功能及常用系统,方便快速导航。


(3)三端功能设计 


根据实际办公情况,日常办公涉及到的业务涵盖公文审批流转与各 类事务办理、信息发布等,以老 OA 系统使用现状为基础,以办公中的痛点为抓手,以优化 OA 功能、扩大协同办公覆盖、加强辅助分析、实现以移动办公为着力点、结合实际需求、 围绕“ 办文、办事 、办会 ”3大重点 。


PC 端包含全部栏目 ,PAD 端及手机端根据操作习惯及移动办公特点实现部分栏目功能。公文处理和公文库是办公平台的重点功能,涵盖了政府机关最主要的公文流转。公文处理中的各项子栏目借助工作流技术,将各类公文的每一个环节落实到人,实现了公文的登记、审批、流转、办理,并同步至公文库,公文库中提供所有公文及其历史信息的查阅。办会管理针对日常工作中的会议要求,通过会议室申请、会议室管理实现会议室的统筹管理,会议通知结合短 信提醒,实现各类会议的精准通知。办事管理融合了日常办公中涉及的各类事务,包括政务、综合、内控、人事等方面,同样采用工作流技术实现流转、审批,提高工作效率。


信息发布是办公平台中的消息发布窗口,通过权限配置为不同用户分配权限,经审核后上传发布,是单位内部信息传递的有效途径。 


统计分析是通过数据建模,利用BI前端分析技术,以智能化图形展示各个指标分析结果,是政务资源池的应用。辅助功能提供了通讯录、我的消息、短信、个人事务等辅助办公功能,使办公更便捷、交流更畅通。

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